Planificación de objetivos: 5 pasos + imprimible gratis

La planificación de objetivos forma parte de mi manera de organizarme desde hace tiempo. No porque consiga cumplir exactamente todo lo que escribo, sino porque he aprendido que, si dejo proyectos, ideas y cambios únicamente en mi cabeza, es muy fácil que termine intentando avanzar en demasiadas cosas a la vez.

Soy de las que siempre tienen muchas ideas en mente. Por eso empecé hace años a trabajar especialmente con objetivos mensuales: me dan un plazo suficientemente amplio para avanzar y, al mismo tiempo, me obligan a decidir qué merece atención ahora y qué puede esperar.

Con el tiempo he simplificado bastante el proceso. Aquí no quiero volver a explicar cómo formular objetivos SMART ni construir una planificación a largo plazo. Este es el sistema breve que utilizo para coger un objetivo, ponerlo sobre el papel y decidir qué voy a hacer con él.

Mi planificación de objetivos en 5 pasos

Antes intentaba dejar demasiadas cosas resueltas desde el principio. Ahora prefiero empezar con claridad suficiente para moverme y ajustar después lo que haga falta. Un objetivo no necesita convertirse inmediatamente en un plan perfecto; necesita darme una dirección y un siguiente paso.

1. Escribo qué quiero conseguir

Empiezo escribiendo el objetivo de la forma más clara que pueda. No intento resolver todavía todos los detalles, pero sí procuro evitar expresiones tan amplias que después no sepa qué hacer con ellas.

«Organizar mejor mi proyecto» puede expresar una intención, pero todavía deja demasiadas preguntas abiertas. «Preparar y publicar las cinco fichas pendientes del proyecto antes de terminar el mes» me permite entender mucho mejor qué estoy intentando conseguir.

No todos los objetivos tienen que ser enormes. De hecho, muchas veces los pequeños cambios son más fáciles de incorporar al día a día y responden mejor a lo que necesito en ese momento. Si una meta todavía resulta demasiado vaga, es ahí donde los criterios SMART pueden ayudarme a concretarla.

2. Escribo por qué quiero hacerlo

Después intento dejar claro el motivo. Este paso me ayuda especialmente a distinguir entre algo que realmente quiero o necesito trabajar y una idea que simplemente parecía buena cuando la apunté.

No busco una frase especialmente inspiradora. Puede ser una razón completamente práctica: terminar un proyecto que llevo retrasando, aprender algo que necesito para trabajar, ordenar una parte de casa o reservar tiempo para una actividad que quiero mantener.

Volver a ese motivo también me sirve cuando aparecen nuevas ideas y siento la tentación de cambiar de dirección antes de terminar lo que ya había empezado. Si el objetivo sigue teniendo sentido, puedo regresar a él. Y si el motivo ya no me convence, quizá sea el propio objetivo lo que necesite una revisión.

3. Marco un plazo que pueda utilizar

Los plazos me costaban bastante. Durante una época tendía a poner fechas demasiado ajustadas o, directamente, a dejar los objetivos abiertos. Ninguna de las dos cosas me funcionaba demasiado bien.

Ahora intento escoger un plazo que me ayude a organizar las acciones sin convertir cada retraso en un problema. Puede ser una fecha concreta, el final del mes o una etapa determinada del proyecto.

Si, por ejemplo, el objetivo fuese empezar a correr, «quiero correr» todavía deja muchas decisiones pendientes. Podría concretarse de distintas maneras:

• salir a correr tres días por semana;
• completar sesiones de veinte minutos durante el mes;
• registrar veinte salidas;
• preparar una carrera concreta para una fecha determinada.

Son objetivos diferentes y necesitan planes diferentes. El plazo no está para crear presión innecesaria, sino para saber qué estamos intentando hacer y durante cuánto tiempo vamos a trabajar en ello antes de revisar.

4. Elijo una pequeña recompensa para un hito concreto

Las pequeñas recompensas me ayudan a marcar el cierre de determinadas etapas. No las utilizo para cada tarea ni tienen que implicar comprar algo.

A veces puede ser un libro, algo pequeño para casa, papelería o materiales creativos que me apetecen. Otras veces basta con reservar un rato para una actividad que he dejado para después. Lo importante para mí es asociarla a un hito concreto y no utilizarla como excusa para interrumpir el trabajo antes de tiempo.

También he utilizado cuadernos bonitos para registrar avances, carpetas para separar proyectos y bandejas organizadoras cuando tengo varios asuntos abiertos sobre el escritorio. En ese caso no funcionan tanto como recompensa, sino como herramientas para mantener el proceso manejable.

5. Divido el objetivo hasta encontrar el siguiente paso

Esta es la parte que más diferencia marca en mi planificación de objetivos. Una meta grande puede estar perfectamente definida y seguir resultando difícil de empezar si no sé qué tengo que hacer después.

Siguiendo con el ejemplo anterior, algunas acciones podrían ser preparar la ropa la noche anterior, decidir cuándo voy a salir, registrar cada sesión en un cuaderno o buscar varias rutas para no depender siempre del mismo recorrido.

Con un proyecto ocurre exactamente lo mismo. En lugar de escribir únicamente «terminar el proyecto», necesito saber si el siguiente paso es buscar información, preparar un esquema, seleccionar materiales, revisar un documento o terminar una parte concreta.

Cuando el objetivo necesita bastantes etapas, utilizo una hoja de ruta para convertirlo en un plan concreto. La meta permanece como referencia general y solo traslado a mi planificación cotidiana las acciones que realmente corresponden ahora.

Dos hojas imprimibles para organizar el proyecto y revisar el avance

Con el tiempo también me di cuenta de que escribir un objetivo una vez no era suficiente. Necesito volver a verlo, comprobar qué ha ocurrido y dejar registrado dónde estoy para no reconstruir todo mentalmente cada vez que retomo un proyecto.

Por eso preparé estas dos hojas de trabajo. Una está pensada para organizar el proyecto y convertir el objetivo en acciones; la otra permite revisar el avance y dejar constancia de aquello que necesita cambiar o continuar.

En mi guía del planificador de proyectos imprimible explico con más detalle cómo utilizo cada una y por qué prefiero separar la planificación inicial del seguimiento.

Estas hojas gratuitas se distribuyen actualmente a través de Ko-fi de ScrapStudio. Allí podrás acceder al recurso desde su ficha correspondiente.

Yo suelo imprimir este tipo de hojas y tenerlas a mano en el escritorio o dentro de la carpeta del proyecto. Algunas veces también incorporo páginas de seguimiento a mi junk journal cuando quiero conservar un registro más visual de aquello en lo que estoy trabajando.

Cómo mantengo un objetivo en marcha después de planificarlo

La planificación inicial resuelve solo una parte. Después necesito poder revisar lo que he escrito sin convertir el seguimiento en otro sistema complicado que mantener.

Formulo las acciones pensando en lo que sí voy a hacer

A mí me resulta más claro escribir la conducta que quiero realizar que describir únicamente aquello que quiero evitar.

• En lugar de «dejar de mirar redes sociales mientras trabajo», escribo «mantener las redes sociales cerradas durante el bloque de trabajo».
• En lugar de «no acostarme tan tarde», puedo concretar a qué hora quiero empezar a preparar el final del día.

La diferencia parece pequeña, pero la segunda formulación me da una acción que puedo llevar a la práctica y comprobar después.

Intento localizar el problema que hay debajo

A veces empiezo planificando una solución y, al hacerme unas cuantas preguntas, descubro que estoy intentando corregir la consecuencia en lugar de la causa.

• Quiero dejar de posponer la alarma.
• ¿Por qué ocurre? Porque me cuesta levantarme.
• ¿Por qué? Porque estoy cansada.
• ¿Qué está influyendo? Me estoy acostando demasiado tarde.

En ese caso, concentrar toda la atención en la alarma probablemente no resuelva demasiado. El cambio que necesito planificar está antes.

Registro lo suficiente para poder revisar

Me gusta dejar constancia de lo que voy haciendo. No necesito documentar cada pequeño movimiento, pero sí tener suficiente información para saber si algo está avanzando y por qué.

Me encantaría conservar mis cuadernos de cuando tenía quince años y poder ver qué pensaba entonces, qué quería hacer y cómo organizaba todo aquello. Seguramente me harían sonreír. Quizá por eso ahora intento no perder completamente ese registro.

Utilizo cuadernos sencillos, hojas sueltas, páginas dentro de mi junk journal y carpetas para separar proyectos. Anoto lo que ha funcionado, lo que no y qué necesito hacer después. No tiene que quedar perfecto; tiene que permitirme volver al proyecto sin empezar mentalmente desde cero.

Para objetivos que duran varias semanas, una reflexión semanal también puede ayudarme a comprobar si lo que estoy haciendo sigue relacionado con la prioridad que había establecido.

Planificar también significa ajustar

Un objetivo escrito no es un contrato que obligue a seguir exactamente el mismo camino aunque cambien las circunstancias. Puedo calcular mal un plazo, descubrir que una acción no funciona o darme cuenta de que otra responsabilidad necesita pasar por delante.

Por eso intento utilizar el papel como una herramienta de trabajo y no como una prueba de que estoy cumpliendo un plan perfectamente. Escribo, avanzo, reviso y corrijo cuando hace falta.

La planificación de objetivos me resulta útil precisamente porque convierte algo que estaba dando vueltas en mi cabeza en decisiones que puedo ver. Qué quiero conseguir, por qué merece atención, cuándo voy a revisarlo y qué puedo hacer a continuación.

Cuando esas respuestas están sobre el papel, empezar suele ser bastante más sencillo.

❥ Sarai