Cómo organizar un viaje paso a paso antes de reservar

Quieres hacer un viaje y, casi sin darte cuenta, tienes abiertas varias pestañas con vuelos, hoteles, mapas, vídeos, recomendaciones y listas de lugares que parecen interesantes. El problema es que todavía no has decidido algunas cosas bastante más básicas: cuándo puedes viajar, cuánto quieres gastar, qué tipo de viaje buscas o qué es realmente importante para ti.

Cuando pensamos en cómo organizar un viaje, es fácil empezar por la parte más visible: buscar. Tenemos muchísima información disponible y acceder a ella lleva segundos. Pero disponer de más información no significa necesariamente tener el viaje más claro.

Muchas veces hemos empezado a buscar antes de organizar.

Yo prefiero separar ambas cosas. Internet es estupendo para investigar, consultar horarios, comparar opciones y realizar reservas. El papel me resulta especialmente útil en otro momento del proceso: cuando necesito reunir lo importante, comparar, descartar y tomar decisiones sin tener veinte pestañas compitiendo por mi atención.

Por eso, antes de buscar vuelos o alojamientos, empezaría construyendo una base suficientemente clara para el viaje.

Por dónde empezar a organizar un viaje

No necesitas tener todo decidido desde el primer día. El objetivo de esta primera fase es bastante más sencillo: pasar de «me gustaría hacer un viaje» a saber qué viaje estás intentando organizar.

1. Define primero el viaje, no las reservas

Antes de abrir un comparador de vuelos, intenta responder a unas pocas cuestiones básicas:

• qué destino tienes en mente o entre qué posibilidades estás dudando;
• por qué quieres hacer ese viaje;
• con quién vas a viajar;
• cuánto tiempo aproximadamente podéis dedicarle;
• en qué época tendría sentido hacerlo;
• cuánta flexibilidad existe con las fechas;
• y qué tipo de viaje quieres preparar.

No hace falta saber todavía el hotel, el vuelo ni cada lugar que visitarás. Solo necesitas un punto de partida que reduzca las posibilidades lo suficiente como para poder avanzar.

Esta es precisamente la razón por la que el próximo Planificador de viaje de ScrapStudio no empieza con vuelos y alojamiento. Sus primeras páginas son Mi viaje y Visión general. La estructura está pensada para entender primero el viaje y organizar después sus componentes.

2. Decide qué es importante para ti

Dos personas pueden viajar al mismo lugar durante los mismos días y necesitar planes completamente distintos. Por eso, antes de llenar una lista de recomendaciones, conviene definir algunos criterios propios.

Piensa qué te gustaría conocer, qué experiencias tienen prioridad, qué ritmo quieres llevar y qué cosas preferirías evitar. También puedes distinguir entre aquello que consideras importante y lo que estarías dispuesta a adaptar si el presupuesto, las distancias o el tiempo disponible lo hacen necesario.

Por ejemplo, quizá para ti sea prioritario alojarte en una zona desde la que puedas moverte andando, mientras que otra persona prefiera gastar menos en alojamiento aunque tenga que utilizar transporte cada día. Ninguna decisión es automáticamente mejor: lo importante es saber cuál encaja con el viaje que estás preparando.

En el planificador he reservado para esta fase una página llamada Objetivos e ideas. No está pensada para hacer una lista interminable de deseos, sino para sacar las ideas de la cabeza y empezar a reconocer cuáles deberían influir realmente en las decisiones posteriores.

3. Pon las fechas sobre papel

Antes de empezar a comparar precios resulta útil distinguir entre varios tipos de fecha.

• Fechas disponibles: cuándo podrías viajar.
• Fechas preferidas: cuándo te gustaría hacerlo.
• Fechas fijas: días que no puedes mover.
• Margen de flexibilidad: cuánto podrías adelantar o retrasar la salida.

Añade también cualquier circunstancia que pueda condicionar el viaje: compromisos previos, vacaciones laborales, acontecimientos concretos o cualquier fecha que necesites tener presente.

Tenerlo reunido en una sola hoja evita comparar una opción y otra sin recordar exactamente qué margen tenías. La página Fechas importantes del Planificador de viaje está pensada para mantener esa información visible antes de empezar a cruzarla con vuelos, alojamientos y reservas.

4. Establece un presupuesto inicial

No necesitas preparar todavía un presupuesto detallado, pero sí conviene saber cuánto puedes o quieres dedicar al viaje antes de investigar en serio.

Haz una primera estimación por grandes grupos:

• transporte hasta el destino;
• alojamiento;
• comida;
• desplazamientos durante el viaje;
• entradas y actividades;
• y un margen para otros gastos.

En esta fase no estás intentando acertar cada cifra. Estás estableciendo un marco que te permita saber qué opciones merece la pena estudiar.

Sin ese marco es muy fácil diseñar mentalmente un viaje ideal y descubrir bastante después que el conjunto no encaja con lo que queríamos gastar. También ocurre lo contrario: descartar demasiado pronto una posibilidad porque hemos visto un precio aislado sin calcular el coste real del viaje completo.

El Planificador de viaje tendrá una sección específica de Presupuesto para trabajar esta parte con más detalle cuando llegue el momento. Ahora basta con establecer una primera referencia.

5. Haz una lista de lo que realmente necesitas investigar

Una vez definidos destino, fechas, prioridades y presupuesto aproximado, ya tiene mucho más sentido abrir Internet.

Pero tampoco empezaría buscando indiscriminadamente. Prepararía primero una pequeña lista de preguntas.

• ¿Qué zonas son más adecuadas para alojarse?
• ¿Cómo funciona el transporte?
• ¿Qué lugares quiero conocer?
• ¿Qué distancias existen entre ellos?
• ¿Hay horarios o días de cierre importantes?
• ¿Qué experiencias requieren reserva?
• ¿Qué restaurantes quiero tener localizados?
• ¿Qué requisitos o documentación necesito comprobar?
• ¿Qué precios aproximados debo tener en cuenta?

En el planificador esta fase se reparte entre Investigación previa, Lugares que visitar, Experiencias y Restaurantes. Cada hoja responde a una función distinta para que la búsqueda no termine convertida en una única lista enorme.

En el siguiente artículo de esta serie profundizaré precisamente en qué información merece la pena investigar antes de reservar. Aquí lo importante es entender el orden: primero decides qué necesitas saber y después buscas respuestas.

6. Convierte lo que encuentras en decisiones

Este es uno de los pasos que más fácilmente se pierde cuando organizamos un viaje online.

Investigar no consiste en guardar sesenta lugares en un mapa, cincuenta vídeos y quince alojamientos «para mirar luego». Toda esa información solo resulta útil cuando empieza a ayudarte a decidir.

Puedes utilizar una clasificación muy sencilla:

• Esto sí.
• Esto quizá.
• Esto no.
• Esto tengo que comprobarlo.

No necesitas conservar todas las opciones que has encontrado. Si ya has descartado una zona, un alojamiento o una actividad, déjalos fuera. Mantener alternativas que sabes que no vas a elegir solo añade ruido a la siguiente decisión.

Para ampliar precisamente esta parte he preparado también Punto de partida del viaje / Trip Starting Point, una hoja exclusiva para Supporters de ScrapStudio en Ko-fi. No forma parte del Planificador de viaje completo. Está pensada para separar lo que ya sabes, lo que todavía tienes que decidir, lo que necesitas investigar, aquello que puede esperar y cuál debería ser tu siguiente paso.

7. Ahora sí: empieza a reservar

Llega un momento en el que seguir investigando deja de aportar claridad y toca empezar a cerrar decisiones.

Antes de reservar deberías tener suficientemente claro:

• qué viaje quieres hacer;
• qué fechas manejas;
• qué prioridades tienes;
• qué presupuesto aproximado puedes dedicarle;
• qué información importante has investigado;
• y qué decisiones condicionan las demás.

No necesitas tener terminado un itinerario detallado de cada día antes de comprar el primer vuelo. Sí conviene conocer suficientemente la estructura del viaje para no reservar piezas que después resulten incompatibles entre sí.

A partir de aquí empiezan otras necesidades: reunir vuelos, transportes, alojamiento, reservas, contactos, documentación e información importante. Por eso el segundo gran bloque del Planificador de viaje es Reservas y organización.

Esta fase tendrá también su propio artículo dentro de la serie, dedicado específicamente a cómo organizar vuelos, alojamiento, transporte y reservas sin mezclar toda la información.

Un planificador que sigue el orden real de un viaje

Mientras diseñaba este nuevo Planificador de viaje tuve bastante claro que no quería reunir páginas de temática viajera simplemente porque pudieran resultar útiles. La estructura tenía que seguir el proceso completo.

Por eso el sistema se divide en cinco grandes áreas:

1. Preparar el viaje.
2. Reservas y organización.
3. Presupuesto.
4. Equipaje e itinerario.
5. Recuerdos.

Primero se piensa y se decide. Después se reserva. Más adelante se organiza el recorrido y lo que necesitamos llevar. Y, finalmente, quedan páginas para escribir y conservar parte de lo vivido.

El Planificador de viaje de ScrapStudio estará disponible próximamente en español e inglés, con la misma estructura y páginas en ambos idiomas. Las dos versiones estarán preparadas para imprimir en A4 y A5.

La intención es que puedas utilizar el sistema completo o imprimir únicamente las páginas que necesites en cada viaje.

Descarga gratis Visión general del viaje

Para acompañar este primer artículo he elegido una página real del próximo planificador: Visión general del viaje.

Me parecía la hoja más lógica para empezar porque responde exactamente a la pregunta de este artículo. Antes de entrar en reservas, listas o itinerarios, permite reunir la información esencial y tener una primera imagen de conjunto.

El recurso gratuito estará disponible en dos versiones independientes:

• Visión general del viaje, en español;
• Travel Overview, en inglés.

Ambas incluyen archivos en A4 y A5, en PDF listo para imprimir y no editable.

Esta hoja forma parte del próximo Planificador de viaje completo. He preferido compartir una página que permita probar realmente cómo está planteado el sistema y reservar el resto de las herramientas para cada una de las fases que iremos desarrollando.

Primero organiza las decisiones; después organiza las reservas

Si no sabes cómo organizar un viaje, no empezaría preguntándome qué hotel reservar o cuál es el vuelo más barato. Empezaría intentando definir qué viaje quieres organizar.

Destino, fechas, prioridades, presupuesto y preguntas pendientes forman la base. Cuando esas piezas empiezan a estar claras, Internet deja de ser una sucesión interminable de posibilidades y se convierte en una herramienta para responder preguntas concretas.

Después vendrán la investigación más detallada, las reservas, el itinerario, el equipaje y las comprobaciones finales. Cada fase tiene su momento.

Si tu viaje ya está reservado y estás precisamente en esos últimos días de preparación, puedes continuar con mi planificador de viajes imprimible gratis para preparar tus escapadas, centrado en equipaje, documentación y las cosas que conviene comprobar antes de salir.

Pero si todavía estás delante de la primera idea, empieza por algo mucho más sencillo: coge una hoja y escribe lo que ya sabes. Después separa lo que todavía tienes que decidir de lo que realmente necesitas investigar.

Ese pequeño orden inicial puede ahorrarte muchas búsquedas que todavía no necesitabas hacer.

❥ Sarai