Materiales para hacer un planner imprimible en casa: qué necesitas de verdad

Descargar unas páginas imprimibles es solo la primera parte. Después llega una pregunta bastante práctica: ¿cómo convierto esas hojas en un planner que pueda abrir, escribir, consultar y modificar cómodamente?

Cuando empiezas a buscar materiales para hacer un planner es fácil acabar delante de perforadoras, fundas, separadores, cizallas, clips y carpetas de todo tipo. Pero no hace falta comprar una colección completa de papelería para empezar. En muchos casos basta con elegir bien el papel y decidir cómo vas a guardar las páginas.

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La idea de esta guía es precisamente separar lo que realmente hace falta de aquello que depende del sistema que quieras montar y de las herramientas que pueden esperar hasta que compruebes que vas a utilizarlas.

Antes de comprar material, decide cómo será tu planner

El primer criterio no debería ser qué accesorios te gustan, sino cómo quieres utilizar las páginas.

Hay tres decisiones que condicionan prácticamente todo lo demás:

• si vas a trabajar en A4 o A5;
• si quieres poder añadir y retirar páginas;
• si vas a imprimir directamente en el tamaño final o tendrás que recortar las hojas.

Un planner A4 que permanece sobre el escritorio puede montarse de una manera muy sencilla con una carpeta de anillas. Un A5 pensado para consultar con frecuencia ocupa menos espacio, pero puede requerir recortar y utilizar un sistema de perforación compatible.

Si todavía no tienes claro qué páginas deberían formar parte de tu sistema, en mi guía sobre cómo crear un planificador personalizado explico primero cómo decidir la función y la estructura antes de escoger el formato.

Qué materiales para hacer un planner necesitas realmente

Para montar un planner imprimible no hace falta empezar con ocho accesorios. En su versión más sencilla necesitas las páginas impresas y una forma cómoda de mantenerlas juntas.

1. Un papel adecuado para escribir y manipular

Para páginas interiores, suelo preferir un papel de entre 90 y 100 g/m² que suele ser un punto de partida razonable. Tiene algo más de cuerpo que el folio convencional de 80 g/m² sin convertir cada página en una cartulina. Aun así, antes de utilizar un gramaje concreto conviene comprobar qué admite tu impresora.

Para las páginas interiores, el Clairefontaine DCP 1821C de 100 g/m² es una opción que encaja bien con este tipo de uso. Tiene algo más de cuerpo que un folio convencional de 80 g/m² y está preparado para impresión tanto por inyección de tinta como por láser.

Eso no significa que tengas que comprar papel de 100 g/m² para utilizar un planner. Si ya tienes un buen papel de 90 g/m² y se comporta bien con tu impresora y tus bolígrafos, probablemente sea suficiente.

Tampoco elegiría 120, 160 o 200 g/m² para todas las páginas interiores. Cuanto mayor es el gramaje, más rápidamente aumenta el grosor total del planner. Esos papeles pueden tener más sentido para una portada o un separador que para decenas de hojas semanales.

2. Un sistema para guardar las páginas

La principal ventaja de trabajar con hojas imprimibles es poder añadir, retirar, sustituir y archivar páginas. Para aprovechar esa flexibilidad, una carpeta de anillas suele ser una de las soluciones más sencillas.

Si vas a utilizar A4, puedes imprimir directamente en ese tamaño y evitar el recorte. Una carpeta como la Oxford Live & Go A4+ de 4 anillas permite guardar hojas A4 y deja margen para incorporar también separadores o fundas sin que sobresalgan de la cubierta.

No hace falta comprar este archivador concreto si ya tienes una carpeta A4 en casa. Comprueba simplemente que el tamaño de las hojas, la posición de las anillas y la perforación que vas a realizar sean compatibles.

Si quieres ver un ejemplo de cómo utilizo páginas que se pueden combinar y repetir, puedes consultar mi planificador sin fecha. Precisamente está planteado como un sistema modular en A4 y A5, de forma que no sea necesario imprimir todas las páginas ni mantener siempre la misma estructura.

A4 o A5: una decisión que cambia el montaje

Antes de escoger más materiales para hacer un planner, merece la pena decidir el formato, porque trabajar en A4 o A5 cambia bastante la forma de imprimir, archivar y perforar las páginas.

A4 tiene una ventaja muy práctica: es el tamaño habitual del papel de impresora doméstica en España. Si el archivo está preparado en A4, puedes imprimirlo a su tamaño final, perforar y archivar.

A5 mide la mitad de un A4 y ocupa bastante menos espacio. Puede resultar cómodo para un planner más compacto, pero antes de imprimir conviene comprobar cómo está preparado el archivo. Si dispones de una versión A5, puedes utilizar papel A5 si tu impresora lo admite o imprimir sobre A4 siguiendo las opciones de impresión correspondientes y recortar después.

Cuando las dimensiones sean importantes, comprueba también la escala de impresión. Una opción automática como «ajustar a página» puede modificar ligeramente el tamaño. Para un planner que tenga que coincidir con un sistema concreto de anillas, merece la pena imprimir primero una sola hoja de prueba.

Lo mismo ocurre con la impresión a doble cara: antes de preparar cincuenta páginas, imprime dos y comprueba la orientación del reverso. Una prueba pequeña evita descubrir un problema cuando todo el planner ya está impreso.

Cuándo hace falta una perforadora para planner

La perforadora depende completamente del sistema de archivo.

Para una carpeta A4 convencional, puede bastar una perforadora compatible con sus anillas. Si ya tienes una que encaja correctamente, no existe ninguna razón para sustituirla.

En A5 hay que prestar más atención. Que una carpeta tenga seis anillas no significa automáticamente que cualquier perforadora de seis agujeros vaya a coincidir

Para determinados sistemas A5 de seis anillas, la Rapesco 1725 permite ajustar la posición de sus seis perforadores. Está formada por dos grupos de tres agujeros y admite hasta nueve hojas de 80 g/m² por perforación.

Pero la característica más importante no es esa capacidad. El propio fabricante recomienda medir la distancia entre los agujeros del organizador antes de comprarla. Ese es exactamente el criterio que utilizaría con cualquier perforadora para planner: comprobar primero la disposición real de las anillas y después escoger la herramienta.

Por tanto, no hace falta comprarla si utilizas A4 con otra perforadora que ya tienes, si compras papel previamente perforado o si tu planner utiliza un sistema diferente.

Accesorios que pueden facilitar el uso

Separadores

Los separadores pueden resultar útiles cuando el planner contiene varias áreas: calendario, semanas, proyectos, finanzas, notas o cualquier otra sección que consultes con frecuencia.

No necesitas un kit específico de Amazon para resolverlo. Puedes utilizar separadores compatibles con tu archivador o preparar los tuyos con un papel de mayor gramaje. Lo importante es que no interfieran con el cierre y que la perforación coincida con las anillas.

Fundas transparentes

Las fundas tienen sentido para papeles que no quieres perforar, documentos que necesitas conservar, tickets, hojas de referencia o pequeños materiales relacionados con la planificación.

En A4 existen fundas multitaladro que encajan con muchas carpetas de anillas, pero conviene comprobar el número y la distribución de los taladros. Si trabajas en A5, necesitarás fundas preparadas específicamente para el sistema que utilices.

No metería cada página del planner en una funda. Además de añadir muchísimo volumen, dificulta escribir sobre las hojas. Las reservaría para aquello que realmente necesite protección o almacenamiento.

La cizalla puede esperar hasta que realmente la necesites

Si imprimes páginas A5 sobre papel A4 con frecuencia, preparas portadas, haces separadores o trabajas habitualmente con imprimibles, una cizalla puede ahorrar bastante tiempo y conseguir cortes más regulares que unas tijeras.

Si recortas páginas con frecuencia, una cizalla de rodillo como la Dahle 507 puede facilitar el trabajo. Admite papel A4, ofrece una longitud de corte de 320 mm y puede cortar aproximadamente ocho hojas de 80 g/m². La cuchilla circular queda protegida dentro del cabezal.

Sin embargo, es probablemente el ejemplo más claro de una herramienta que no compraría al empezar sin saber si voy a utilizarla.

Si tu planner es A4 y las páginas salen de la impresora exactamente en el tamaño en el que van a archivarse, una cizalla aporta muy poco al proceso. Incluso para un A5 ocasional puedes empezar con una regla y una herramienta de corte que ya tengas y decidir más adelante si merece la pena incorporar una cizalla.

Clips, marcadores y otros accesorios: útiles, pero no para empezar

Aquí entramos ya en esa parte de la papelería que puede ser muy práctica, pero que también es facilísima de acumular. Clips, pestañas, marcadores, separadores pequeños… hay muchísimas opciones y algunas pueden venir genial, pero yo no las compraría antes de haber utilizado el planner durante un tiempo.

Es mucho más fácil saber qué necesitas cuando ya has empezado a trabajar con tus páginas. Puede que después de unas semanas te des cuenta de que siempre estás buscando la misma sección y te venga bien añadir una pestaña. O quizá necesites localizar rápidamente la semana actual, separar proyectos o mantener juntas unas cuantas hojas que consultas a menudo. En ese momento un marcador o un clip sí está resolviendo algo concreto.

Pero también puede ocurrir que no los necesites en absoluto. Y esa es un poco la idea de todo este artículo: montar primero un sistema sencillo y dejar que sea el uso diario el que te vaya diciendo qué merece la pena añadir.

Con los bolígrafos haría exactamente lo mismo. No necesitas preparar un estuche entero para empezar a utilizar un planner. Si quieres ver qué tipos de punta, tinta y rotuladores utilizo según la función, tengo una guía específica sobre cómo elegir bolígrafos para planificador.

Cómo montaría un planner imprimible desde cero

Empezaría con pocas páginas. Imprimiría una muestra para comprobar tamaño, escala, márgenes, tinta y papel antes de preparar todo el contenido.

1. Escoge A4 o A5 según dónde y cómo vayas a utilizar el planner.
2. Imprime una página de prueba en el papel elegido.
3. Comprueba la escala, los márgenes y, si corresponde, la impresión a doble cara.
4. Elige el archivador antes de comprar una perforadora.
5. Comprueba físicamente la disposición de las anillas y realiza una perforación de prueba.
6. Añade únicamente las páginas que vayas a utilizar durante las próximas semanas.
7. Incorpora separadores, fundas o una cizalla solo cuando aparezca una necesidad concreta.

Esta es también una de las razones por las que me gustan los sistemas imprimibles. Los materiales para hacer un planner pueden ser muy sencillos porque la flexibilidad está, sobre todo, en las propias páginas: puedes imprimir una página semanal varias veces, retirar algo que ya no utilizas, añadir una hoja de proyecto o combinar herramientas diferentes.

El planificador sin fecha de ScrapStudio en español, por ejemplo, está preparado en A4 y A5 precisamente para poder construir el sistema según el formato y las páginas que tengan sentido para ti.

Empieza con poco material y deja que el uso decida el resto

Si tuviera que reducir los materiales para hacer un planner a lo esencial, empezaría por un papel adecuado y una forma cómoda de guardar las páginas. La perforadora dependerá del archivador. Los separadores y fundas dependerán de cómo organices el contenido. Y una cizalla solo empieza a tener verdadero sentido cuando recortas papel con cierta frecuencia.

No se trata de comprar material de papelería para justificar un imprimible. Se trata de convertir unas páginas impresas en una herramienta física que resulte cómoda de consultar, escribir y adaptar.

Empieza con pocas hojas, utilízalas y observa qué echas realmente de menos. Si una herramienta acaba resolviendo un problema que aparece una y otra vez, entonces tendrá sentido añadirla.

❥ Sarai