Crear un planificador personalizado: 7 claves para que funcione

Durante mucho tiempo pensé que organizarme mejor dependía de encontrar el planner adecuado. Probé agendas, cuadernos, aplicaciones y distintos sistemas. Algunos me gustaban mucho al principio, pero acababan olvidados en una estantería o reducidos a unas pocas páginas que eran las únicas que realmente utilizaba.

Con el tiempo entendí que el problema no era necesariamente la herramienta. Estaba intentando adaptarme a sistemas diseñados por otras personas en lugar de observar primero cómo necesitaba organizarme yo.

Crear un planificador personalizado empieza precisamente ahí. Antes de elegir páginas, colores, tamaño o encuadernación, necesitas entender qué información quieres tener delante, qué sistemas has abandonado y qué pequeñas cosas ya sabes que te funcionan.

~ Este post contiene algunos enlaces de afiliados, lo que significa que gano una comisión si decides hacer una compra a través de uno de esos enlaces. Para más información, por favor haz clic aquí. Como siempre, las opiniones son 100% mías y solo comparto los productos que uso, me encantan y/o planeo probar yo misma.

Crear un planificador personalizado empieza por tu forma de organizarte

Para mí, un planificador es una herramienta o sistema que ayuda a organizar el tiempo, recordar información importante y mantener cierta dirección en el día a día.

Un buen planificador no necesita contener todo lo que podrías registrar. Necesita contener aquello que realmente vas a consultar y utilizar.

Puede ser bonito —a mí me gusta que lo sea—, pero la estética no compensa una distribución incómoda, espacios demasiado pequeños o páginas que nunca necesitas. La función tiene que decidir primero la estructura.

1. Define qué necesitas organizar de verdad

Antes de diseñar o comprar nada, haría una lista de aquello que actualmente necesitas mantener bajo control. No de todas las cosas que podrían aparecer en un planner, sino de las que forman parte de tu vida real.

Pueden ser citas, tareas, proyectos, fechas importantes, planificación semanal, listas de compra, seguimiento de determinados asuntos o notas que necesitas consultar con frecuencia.

Intenta además separar funciones. Una vista mensual sirve para entender cómo se distribuyen las fechas; una página semanal ayuda a repartir tareas; una lista de proyectos necesita otro tipo de espacio. No todas las páginas tienen que resolverlo todo.

Si necesitas especialmente una visión general del mes, en mi calendario sin fecha explico con más detalle cómo utilizo esa vista antes de pasar a la planificación semanal.

2. Empieza por lo que ya sabes que no funciona

Esta parte me parece más útil que buscar inspiración para un planner perfecto. Piensa en los sistemas que has utilizado y abandonado.

• ¿Tenías un calendario de pared que permanecía vacío?
• ¿Escribías listas en papeles sueltos que después desaparecían?
• ¿Comprabas una agenda en enero y dejabas de utilizarla pocas semanas después?
• ¿Usabas únicamente dos secciones de un sistema lleno de páginas?

A mí me ha ocurrido todo eso. También tuve que reconocer que los sistemas demasiado rígidos no encajaban bien conmigo. Si cada semana cambia, necesito poder modificar el espacio que dedico a unas cosas u otras.

No analizaría un sistema abandonado como un fracaso. Puede darte información bastante concreta: quizá escribes demasiado para una agenda pequeña, no miras los calendarios colocados lejos del escritorio o simplemente no necesitas registrar tantas cosas como pensabas.

3. Conserva lo que sí te ayuda, aunque parezca demasiado sencillo

No todo tiene que cambiar. Si una lista rápida cada mañana funciona, consérvala. Si necesitas ver las fechas en una cuadrícula mensual, esa vista probablemente debería formar parte del sistema. Si un cuaderno sencillo te resulta más cómodo que una agenda estructurada, también es información útil.

En mi caso descubrí que necesito ver determinadas cosas de un vistazo. Durante algunas etapas he combinado un cuaderno para ideas, una lista para el día y un calendario visible. No era un único planner perfectamente coordinado, pero funcionaba mejor que obligarme a concentrarlo todo en una herramienta cerrada.

También me ayuda escribir a mano parte de la información importante. No necesito trasladar al papel absolutamente todo lo que existe en mis herramientas digitales. Utilizo ambas cosas. El papel me sirve especialmente cuando quiero detenerme, seleccionar y ordenar lo que realmente necesito tener delante.

4. Elige el formato después de conocer la función

Un planificador no tiene por qué ser una agenda encuadernada. Puede ser un sistema formado por varias herramientas que cumplen funciones distintas.

• Un calendario de pared o una pizarra para fechas visibles.
• Un cuaderno o bloc para planificación diaria y notas.
• Notas adhesivas para información temporal.
• Una pizarra en casa o en el despacho.
• Un tablero magnético para mantener información a la vista.
• Aplicaciones o programas para aquello que tenga más sentido gestionar digitalmente.
• Tarjetas de índice para listas, proyectos o información móvil.
• Carpetas de archivos para documentación y papeles relacionados.

También he utilizado bandejas organizadoras de escritorio para separar materiales y documentos. Es algo sencillo, pero evita mezclar asuntos diferentes y perder tiempo buscando papeles cuando necesito continuar un proyecto.

La pregunta no es qué formato parece más completo, sino dónde vas a consultar la información y qué soporte hace ese gesto más fácil.

5. Decide qué páginas merecen formar parte del sistema

Aquí es donde crear un planificador personalizado empieza a convertirse en algo tangible. Una vez sabes qué necesitas organizar, puedes decidir qué páginas responden a esas necesidades.

Quizá necesites una vista mensual, varias páginas semanales y una sección para proyectos. O quizá una lista diaria y un calendario sean suficientes. No añadiría trackers, páginas de objetivos, registros o colecciones simplemente porque suelen aparecer en otros planners.

Las páginas permanentes también pueden tener sentido para determinada información. En estas ideas para aprovechar las páginas finales de un planificador explico varias formas de reservar espacio para registros y listas que no pertenecen a una semana concreta.

Antes de incorporar cualquier sección me haría una pregunta: ¿voy a consultarla o actualizarla realmente? Si no puedes encontrar una función clara, probablemente no necesitas esa página todavía.

6. Deja espacio para que el sistema cambie contigo

Una de las razones por las que prefiero los sistemas flexibles es que no todas las semanas tienen la misma estructura. Hay momentos con muchos proyectos y otros en los que necesito bastante menos planificación.

Por eso me resulta práctico trabajar con páginas que puedo añadir, retirar o repetir según lo que esté ocurriendo. Un archivador de anillas, un cuaderno adaptado a tu manera de trabajar o un planificador sin fecha permiten hacer estos cambios sin obligarte a mantener la misma estructura durante todo el año.

También evitaría diseñar un sistema basándome en una semana ideal. Tiene que seguir resultando manejable cuando hay imprevistos, días con menos tiempo o etapas en las que simplemente necesitas utilizar menos páginas.

7. Pruébalo antes de darlo por terminado

No intentaría construir de una vez el planner que vas a utilizar durante los próximos doce meses. Prepararía una versión sencilla y la utilizaría durante unas semanas.

Observa qué consultas, qué espacios se quedan pequeños, qué páginas permanecen vacías y qué información sigue terminando en papeles aparte. Esa prueba vale más que diseñar muchas secciones basándote únicamente en lo que imaginas que utilizarás.

Después puedes quitar, ampliar, cambiar de sitio o incorporar páginas. Personalizar no significa decidirlo todo antes de empezar, sino poder ajustar la herramienta a partir del uso real.

Un planificador realista funciona mejor que uno ideal

Esta es probablemente la idea que más ha cambiado mi manera de organizarme. Ya no intento construir un sistema pensado para una versión perfecta de mis semanas, sino uno que pueda utilizar cuando las cosas cambian.

Para mí, planificar tampoco consiste en llenar cada hora ni en convertir cualquier aspecto de la vida en una casilla que haya que marcar. Tiene más que ver con asumir con responsabilidad lo que tengo entre manos, decidir qué merece atención y disponer de un lugar donde pueda verlo con claridad.

Si estás empezando, no necesitas diseñar veinte páginas. Coge una hoja y anota tres cosas: qué necesitas organizar, qué sistemas no te han funcionado y qué herramientas sí utilizas de manera natural. Esa información es una base mucho mejor para crear un planificador personalizado que cualquier lista genérica de páginas imprescindibles.

Me encantará saber qué has descubierto al revisar tus propios sistemas: qué no te funciona y qué herramienta sigues utilizando aunque sea muy sencilla. Puedes contármelo en los comentarios

❥ Sarai