Multitarea: 5 razones para dejarla y trabajar con más enfoque

Durante mucho tiempo confundí estar ocupada con estar avanzando. Podía pasar el día cambiando entre tareas, respondiendo mensajes, revisando algo rápido, volviendo a un proyecto y empezando otra cosa antes de terminar la anterior. La sensación era de actividad constante, pero al mirar lo que realmente había terminado, el resultado no siempre correspondía con todo ese esfuerzo.

Empecé a verlo con más claridad cuando comencé a utilizar mi planificador con intención. No solo para apuntar tareas, sino para observar cómo organizaba el día, dónde perdía el foco y por qué algunas jornadas acababan llenas de cosas empezadas. En mi caso, con mi tendencia a dispersarme, la multitarea parecía una forma de abarcar más. En realidad, muchas veces estaba consiguiendo justo lo contrario.

No todo lo que hacemos simultáneamente exige el mismo nivel de atención. Podemos realizar algunas acciones sencillas o muy automatizadas mientras hacemos otra cosa. El problema aparece cuando intentamos combinar varias tareas que necesitan concentración, memoria, decisiones o creatividad. Ahí solemos pasar rápidamente de una a otra y cada cambio tiene un coste.

1. La multitarea puede darte una falsa sensación de avance

Cuando tienes muchas cosas pendientes, ir tocando un poco de cada una produce una sensación bastante convincente de productividad. Has abierto varios documentos, respondido algunos mensajes, revisado una publicación, avanzado dos párrafos y organizado parte del escritorio. No has parado.

Pero actividad y progreso no son exactamente lo mismo.

Yo caí durante mucho tiempo en esa forma de trabajar. Pensaba que avanzar rápido significaba poder atender muchas cosas a la vez. Ahora me resulta más útil preguntarme qué he terminado y qué tarea importante ha recibido realmente mi atención.

Una de las cosas que me ayudó fue empezar a revisar el día desde ese criterio. No necesito completar absolutamente todo lo que había previsto, pero sí distinguir entre una jornada llena de interrupciones y otra en la que he conseguido cerrar aquello que tenía prioridad. Una reflexión semanal también puede servir para detectar este patrón cuando se repite durante varios días.

2. Cambiar continuamente de tarea tiene un coste

Cuando hablamos de multitarea solemos imaginar que el cerebro está atendiendo varias actividades complejas simultáneamente. En muchas situaciones lo que ocurre es más parecido a un cambio continuo de tarea: dejamos una, activamos las reglas y objetivos de otra y, unos minutos después, intentamos recuperar el punto en el que habíamos dejado la primera.

La investigación sobre task switching lleva décadas observando esos costes de cambio. Aunque un cambio aislado pueda ocupar muy poco tiempo, repetirlo constantemente puede hacer que una tarea termine requiriendo bastante más esfuerzo y aumentar las posibilidades de cometer errores.

A menudo se cita una estimación de hasta un 40 % de tiempo productivo perdido por estos pequeños bloqueos y cambios de contexto. No la tomaría como una cifra universal que pueda aplicarse a cualquier persona o jornada, pero sí ilustra algo que resulta fácil comprobar trabajando: interrumpirse continuamente no sale gratis.

Desde que empecé a organizar determinadas tareas por bloques, noto una diferencia clara en mi propia forma de trabajar. Al principio parece que estoy haciendo menos porque solo hay una cosa abierta delante de mí. Sin embargo, termino antes bastantes tareas que antes se prolongaban entre interrupciones.

3. La calidad también se resiente cuando divides demasiado la atención

La dificultad no está únicamente en el tiempo. Cuando una tarea necesita escribir, diseñar, revisar información o tomar decisiones, cada interrupción puede hacer que perdamos parte del contexto que estábamos utilizando.

Un estudio publicado en Psychological Science resulta interesante porque matiza incluso lo que entendemos por hacer varias cosas a la vez. Sus autores señalan que muchas actividades que requieren atención activa no pueden realizarse verdaderamente de forma simultánea y que nuestra propia percepción de estar haciendo varias tareas también influye en cómo afrontamos la actividad.

En mi trabajo creativo he notado especialmente la diferencia. Cuando estoy dispersa, tengo más posibilidades de pasar por alto detalles, volver atrás o perder el hilo de una decisión que ya había tomado. Si además estoy intentando resolver un problema creativo, añadir interrupciones puede complicarlo todavía más. En ese caso me resulta más útil aplicar algunos de los criterios que explico en el artículo sobre cómo salir de un bloqueo creativo: reducir opciones y trabajar sobre una decisión concreta.

Concentrarme en una sola tarea no garantiza que todo salga bien a la primera. Simplemente crea mejores condiciones para prestar atención a lo que estoy haciendo.

4. La multitarea puede dejarte agotada sin haber cerrado casi nada

Esta fue una de las primeras cosas que empecé a notar. Hay días en los que el cansancio parece desproporcionado respecto a lo que finalmente has conseguido terminar. Parte de esa sensación, al menos en mi experiencia, aparece cuando he pasado horas respondiendo continuamente a estímulos distintos.

Un correo interrumpe una tarea. Después llega un mensaje. Mientras respondo recuerdo otra cosa pendiente. Abro una pestaña para comprobarla y termino mirando algo más. Cuando quiero volver al trabajo inicial tengo que averiguar dónde estaba.

La presión aumenta además cuando se acumulan tareas abiertas. Cada una sigue pendiente aunque hayamos dedicado unos minutos a ella.

Por eso intento que mi planificación no sea únicamente una lista de cosas que tengo que hacer. También necesito decidir qué no voy a atender todavía. Escribirlo me permite dejarlo en un lugar concreto sin mantenerlo continuamente activo en la cabeza.

5. Dividir la atención hace que te pierdas parte de lo que ocurre

Hay otra consecuencia que no tiene tanto que ver con terminar tareas y sí con estar presente en aquello que estamos haciendo.

Uno de los experimentos que más recuerdo es el dirigido por el investigador Ira Hyman. Colocaron a una persona vestida de payaso montando en monociclo en una zona universitaria y observaron a diferentes peatones. Entre quienes caminaban hablando por teléfono, solo una cuarta parte declaró haber visto al payaso. Es decir, aproximadamente el 75 % no había advertido algo deliberadamente llamativo que estaba ocurriendo a su alrededor.

La investigación se centraba en la atención dividida durante el uso del teléfono, no en demostrar que cualquier forma de multitarea nos haga ignorar tres cuartas partes de nuestro entorno. Aun así, me parece un ejemplo bastante bueno de algo que olvidamos fácilmente: prestar atención a una cosa significa disponer de menos atención para otras.

En la versión original de este artículo enlazaba una explicación del experimento y la información sobre el Dr. Ira Hyman.

Cuando intento reducir la multitarea, no solo trabajo de otra manera. También noto que estoy más presente en aquello que hago, incluso cuando no se trata de trabajo.

Cómo dejar la multitarea sin construir otro sistema complicado

No conseguí cambiar esta forma de trabajar simplemente proponiéndome «concentrarme más». Me ha resultado bastante más útil modificar algunas cosas concretas alrededor de las tareas.

Planifica qué merece atención primero

El planificador sigue siendo una de las herramientas que más me ayudan porque puedo sacar las tareas de la cabeza y verlas juntas. Suelo preferir planificadores sencillos, incluidos algunos que encuentro en Amazon y los imprimibles que diseño yo misma, con suficiente espacio para organizar sin sobrecargar visualmente la página.

No necesito repartir todo el día minuto a minuto. Me basta con saber qué tiene prioridad y qué puede esperar. Si prefieres una estructura flexible, en mi planificador sin fecha explico precisamente cómo utilizar las páginas según lo que necesites en cada etapa.

Agrupa tareas que utilizan un contexto parecido

El batching me ha resultado especialmente útil para las tareas pequeñas que antes interrumpían continuamente otras más importantes.

En lugar de revisar redes sociales a cada rato, puedo agrupar esa tarea en un momento concreto. Lo mismo con determinados mensajes, correos o pequeñas gestiones. No significa que todo tenga que esperar durante horas, sino que dejo de tratar cada aviso como una orden para cambiar inmediatamente de actividad.

Reduce las interrupciones antes de empezar

Apagar notificaciones, dejar el móvil apartado y cerrar pestañas que no necesito son medidas muy sencillas, pero en mi caso funcionan mejor que intentar resistirme constantemente a cada distracción.

También utilizo bandejas organizadoras para mantener separados los papeles que pertenecen a distintos asuntos. Si todo está mezclado encima del escritorio, es mucho más fácil empezar a atender otra cosa simplemente porque la tengo delante.

Utiliza bloques de tiempo que realmente puedas mantener

No hace falta empezar intentando concentrarte durante varias horas. Media hora dedicada a una única tarea ya puede ser un buen punto de partida.

Para algunos bloques utilizo temporizadores sencillos o relojes de escritorio. No los necesito siempre, pero pueden ayudarme a definir un periodo en el que sé qué estoy haciendo y, sobre todo, qué no voy a atender hasta terminar.

Decide también cuándo una tarea está terminada

He aprendido que el enfoque no consiste únicamente en empezar bien. También necesito cerrar. Si una tarea está suficientemente terminada para su objetivo, seguir revisándola mientras empiezo otras vuelve a dejarme con varias cosas abiertas.

No tengo resuelto este hábito perfectamente. Todavía hay días en los que descubro que he vuelto a cambiar continuamente de una cosa a otra. La diferencia es que ahora lo detecto antes y puedo regresar a aquello que había decidido terminar.

Hacer menos cosas a la vez no significa hacer menos

Reducir la multitarea me ha obligado también a aceptar que no todo cabe en un mismo día. Puedo organizar, priorizar y utilizar buenas herramientas, pero sigue existiendo un límite real de tiempo y atención.

Por eso cada vez me interesa menos llenar una jornada de actividad y más saber qué merece que esté realmente presente mientras lo hago. Algunas tareas necesitan diez minutos; otras necesitan una hora sin interrupciones. Darles ese espacio suele funcionar mejor que intentar avanzar en todas simultáneamente.

También procuro empezar y terminar el día con algo más de calma y no permitir que todo el tiempo disponible termine ocupado por pendientes. Para mí, trabajar con enfoque no consiste en exprimir cada minuto, sino en utilizar mejor la atención que tengo.

Si tienes la sensación de hacer muchas cosas pero terminar pocas, observar durante unos días cuántas veces cambias de tarea puede darte bastante información. Quizá no necesites otro sistema de productividad. Puede que el primer cambio sea simplemente escoger una cosa, terminarla y después pasar a la siguiente.

❥ Sarai