Terminar tareas fácilmente: 6 consejos prácticos para cerrar pendientes

Terminar tareas fácilmente no significa hacerlas sin esfuerzo ni conseguir que todo resulte sencillo. Para mí tiene mucho más que ver con reducir las dificultades innecesarias que aparecen entre empezar algo y poder darlo realmente por terminado.

Hay días en los que tengo mil cosas en la cabeza y una lista bastante larga delante, pero me cuesta avanzar. Entre trabajo, casa, responsabilidades y proyectos personales, la energía y la atención no siempre llegan para todo. Y cuando además empiezo varias cosas sin cerrar ninguna, termino con la sensación de haber estado ocupada sin haber completado lo importante.

Recuerdo perfectamente mi etapa de estudiante, cuando dejaba demasiadas cosas para el último momento. Han cambiado los años y las responsabilidades, pero esa tendencia puede seguir apareciendo si no la vigilo. Ahora intento observar antes qué está dificultando una tarea: si no sé cómo continuar, si estoy intentando hacer demasiado, si necesito ayuda o si simplemente tengo que dejar de darle vueltas y acabarla.

Si el problema está sobre todo en empezar, en mi artículo sobre cómo vencer la procrastinación desarrollo esa parte con más detalle. Aquí quiero centrarme en otro punto: cómo pasar de tener algo abierto a poder cerrarlo de verdad.

Cómo terminar tareas fácilmente sin complicar tu sistema

1. Reconoce lo que has dejado a medias y decide qué harás con ello

Cuando llevo tiempo evitando una tarea, fingir que no está ahí no la hace desaparecer. Sigue pendiente y, además, suele ocupar más atención de la que merece.

Una de las cosas que he tenido que aprender es a reconocer con honestidad que he dejado algo a medias sin quedarme atrapada castigándome por ello. Puedo haberme organizado mal, haber pospuesto demasiado o haber asumido más de lo que realmente podía hacer. También puede haber habido cansancio, falta de claridad o circunstancias personales que hicieron más difícil continuar.

Reconocerlo no significa justificarlo. Significa dejar de gastar tiempo en pensar continuamente en lo que debería haber hecho y tomar una decisión sobre lo que tengo delante ahora.

Cuando encuentro una tarea antigua en mi lista intento decidir una de estas cosas: terminarla, dividirla, delegarla, aplazarla conscientemente o eliminarla porque ya no tiene sentido. Lo que intento evitar es dejarla indefinidamente en un espacio ambiguo donde nunca desaparece pero tampoco avanza.

2. Recuerda por qué merece la pena terminarla

Me cuesta bastante más completar algo cuando he perdido de vista para qué lo estoy haciendo. «Porque toca» puede ser cierto, pero no siempre ayuda a recuperar dirección.

A veces el motivo es muy práctico: entregar un trabajo, cumplir un compromiso, liberar espacio, poder continuar con la siguiente parte de un proyecto o dejar de arrastrar un pendiente durante semanas. Otras veces simplemente quiero la tranquilidad de saber que aquello ya está resuelto.

Cuando necesito ordenarlo, escribo unas pocas líneas. Durante una época utilicé para esto una libreta bastante sencilla que había comprado en Amazon. No necesitaba una plantilla especial: me bastaba con sacar la tarea de la cabeza y responder por escrito a dos preguntas: ¿qué significa realmente terminar esto? y ¿qué falta para llegar hasta ahí?

Esa segunda pregunta es especialmente útil porque una tarea puede parecer casi terminada cuando todavía quedan varios pasos pequeños: revisar, guardar los archivos, enviar algo, imprimir, archivar o confirmar que la otra persona lo ha recibido.

3. Convierte el final en un plan visible

Una de las cosas que más me ayuda a terminar tareas fácilmente es saber exactamente dónde termina cada una. Si escribo «trabajar en la web» o «avanzar proyecto», puedo dedicar horas y seguir sin saber cuándo marcarlo como hecho.

Cuando algo contiene varios pasos, prefiero convertirlo en un pequeño plan. No tiene que ser complicado. Puede bastar con escribir la secuencia necesaria y señalar cuál es el siguiente paso.

Si lo que tienes delante es realmente un proyecto y no una tarea aislada, en mi guía sobre el planificador de proyectos explico cómo paso de un objetivo general a tareas concretas. También tengo un Planificador de Proyectos imprimible de ScrapStudio para quien prefiera trabajar directamente con una estructura preparada sobre papel.

Yo suelo utilizar también un planificador semanal. Ver las tareas escritas me permite distinguir lo que pertenece a esta semana de todo aquello que puede esperar. Sobre todo, evita que un proyecto grande se convierta en una única línea que voy trasladando de una página a otra.

4. No conviertas hacerlo todo tú misma en una regla

Hay tareas que tengo que hacer yo, pero otras no. Aprender a distinguirlas puede ahorrar muchísimo trabajo innecesario.

Si otra persona puede encargarse mejor de una parte concreta, pedir ayuda o delegar puede ser una decisión razonable. Puede tratarse de alguien de casa, una persona con la que trabajas o un profesional contratado para una tarea específica. También existen plataformas como Fiverr para determinados servicios online.

Delegar no consiste en quitarme de encima todo lo que no me apetece hacer. Antes intento decidir qué necesita realmente mi intervención y qué podría resolver otra persona sin perjudicar el resultado.

En ocasiones el problema tampoco es delegar una tarea completa, sino pedir aquello que me falta para terminarla: una respuesta, un archivo, una revisión o una decisión. Detectar esa dependencia evita seguir «trabajando» sobre algo que, en realidad, está detenido por otra cuestión.

5. Haz el proceso más agradable, pero no lo conviertas en otra distracción

No todas las tareas van a gustarme. Algunas son repetitivas, administrativas o simplemente necesarias. Aun así, puedo quitar parte de la fricción que hace que me cueste volver a ellas.

A mí me ayuda trabajar con el escritorio razonablemente ordenado, tener preparados los papeles y materiales que necesito y utilizar herramientas que me resultan cómodas. Las bandejas organizadoras, por ejemplo, me sirven para mantener separados documentos de asuntos diferentes y evitar perder tiempo buscando dónde había dejado algo.

También me gusta hacer visible el progreso. Tacharlo en papel, cerrar una carpeta o retirar del escritorio los materiales de un proyecto terminado produce un cierre muy concreto.

Eso sí, intento no confundir preparar el entorno con trabajar. Ordenar durante media hora los bolígrafos antes de empezar una tarea pendiente puede resultar muy entretenido, pero no me acerca necesariamente al final.

6. Protege el último tramo y termina antes de abrir otra cosa

Este es probablemente el cambio más importante. Muchas tareas no se quedan pendientes porque sean especialmente difíciles, sino porque las abandono cuando ya están bastante avanzadas para empezar otra.

Cuando hago eso varias veces termino acumulando documentos abiertos, papeles sobre la mesa y pequeñas acciones que todavía necesitan atención. Después tengo que recuperar el contexto de cada una.

Por eso intento proteger el tramo final. Si faltan veinte minutos para terminar algo razonablemente importante, me compensa mucho más utilizarlos para cerrarlo que empezar una tarea nueva que también voy a dejar a medias.

Esto está directamente relacionado con la multitarea y los cambios continuos de atención. En mi caso, hacer menos cosas simultáneamente me permite cerrar más. No significa que siempre trabaje de una manera impecable. Todavía tengo días en los que me disperso, pero ahora intento detectarlo antes.

También he aprendido que terminar no significa perfeccionar indefinidamente. Si una tarea cumple el objetivo para el que fue creada, revisar una vez más algo que ya está correctamente terminado puede convertirse en otra forma de no cerrarlo.

Un pequeño método para cerrar una tarea pendiente

Cuando llevo demasiado tiempo arrastrando algo, vuelvo a una secuencia muy sencilla:

1. Escribo qué tengo exactamente pendiente.
2. Defino cómo sabré que está terminado.
3. Anoto únicamente los pasos que todavía faltan.
4. Compruebo si dependo de otra persona para alguno de ellos.
5. Elijo el siguiente paso y procuro no abrir otra tarea hasta completarlo.
6. Cuando cumple su función, lo cierro, archivo o entrego.

No necesito convertir cada pequeño pendiente en un proyecto ni preparar un sistema nuevo cada vez que me atasco. Muchas veces lo que necesito es reducir las decisiones y dar un final concreto a aquello que ya he empezado.

Para mí, terminar tareas fácilmente se ha convertido más en una cuestión de claridad y constancia que de motivación. Habrá días en los que avanzaré mucho y otros en los que tendré que ajustar lo previsto. Lo importante es no confundir un tropiezo con una razón para abandonar todo lo que quedaba por hacer.

La disciplina suele parecer bastante poco espectacular desde fuera. Muchas veces consiste simplemente en volver a lo que corresponde, hacer el siguiente paso y cerrar una cosa antes de empezar otra.

Y cuanto menos tiempo pasan los pendientes en ese estado indefinido de «casi hecho», más sencillo me resulta ver qué necesita realmente mi atención.

❥ Sarai